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Conceitos Básicos

O CheckOS é realmente gratuito?

Sim, o CheckOS é gratuito independente da quantidade de usuários, número de ordens de serviço registradas ou outros fatores que geralmente são cobrados por outros sistemas.

Isto permite que micro e pequenas empresas possam reduzir suas despesas.

Que profissionais autônomos tenham mais qualidade no controle de suas atividades.

Que equipes de grandes corporações possam adotar o CheckOS como ferramenta sem se preocupar com aprovações de orçamento anual. para a compra de um software de gerenciamento de Ordens de serviço

Que setores de empresas e repartições públicas possam utilizar o CheckOS para controle das atividades sem a necessidade de licitações.

O CheckOS possui um módulo de gerenciamento de Ordens de Serviço totalmente funcional, sem limitações

Acesso Fácil à informação

Com o CheckOS as informações sobre as Ordens de Serviço ficam disponíveis para serem acessadas a partir computadores, tablets e smartphones conectados à internet.

Com a premissa de simplicidade e objetividade, as informações foram disponibilizadas de modo a dar mais prioridade de acordo com tempo de registro e de atendimento das Ordens de Serviço.

Notificações são mostradas aos usuários quando um Ordem de Serviço precisa de atenção.

Filtros de busca permitem que uma Ordem de Serviço seja encontrada usando diversos critérios como nome do cliente, telefone tipo de serviço, entre outros.

As Ordens de Serviço podem ser exportadas para o formato XLSX permitindo que as informações sejam utilizadas das mais diversas formas.

Acompanhamento pelo cliente

O CheckOS se preocupa com a relação entre a empresa e os clientes.

O cliente é notificado por e-mail com instruções para acessar uma a interface de acesso especial contendo os detalhes da Ordem de serviço, isso trás uma maior aproximação e aumenta a confiança de seus clientes no serviço prestado por sua empresa.

O cliente pode ainda avaliar a Ordem de Serviço de modo que você poderá identificar os casos que precisam de atenção e tratá-los convertendo uma possível má impressão em um cliente fiel.

Integração entre empresas

O CheckOS foi criado para servir como plataforma de integração entre empresas na atuação em conjunto de uma mesma Ordem de Serviço,elimina a necessidade de troca de e-mails de orçamentos e aprovações que podem se perder.

Como é gratuito, qualquer empresa pode se cadastrar e configurar parcerias funcionando como uma rede social para empresas fazendo com que o gerenciamento da tercerização de serviços se torne mais simples para que os focos fique no serviço prestado ao cliente e não na burocracia.

É possível utilizar uma janela de bate-papo exclusiva para cada Ordem de Serviço para que os assuntos relacionados ao serviços a ser executado fiquem registrados e consolidados em um mesmo local e não perdidos em algum lugar da sua caixa de e-mails.

Com um conceito simplificado de atividades, as Ordens de Serviço do CheckOS seguem um fluxo de início, meio e fim podendo ser refeito sempre que necessário.

Gráficos

Quando você acessa o sistema, a primeira página contém três gráficos.

Para empresas que ainda não possuem Ordens de Serviço finalizadas, os dados dos gráficos são exemplos. Depois que as Ordens de Serviço começam a ser registradas e finalizadas estas informações passam a demonstrar a performance da sua empresa.

Primeiro gráfico

aparecerão os tipos de serviço e marca que mais são realizados pela sua empresa ordenados do maior para o menor.

Segundo gráfico

é demonstrado as Ordens de Serviço que estão em aberto.

Elas estão separadas por
Verde: previstas para atendimentos no futuro.
Azul: Atendimentos previstos para hoje.
Amarelo: Ordens de Serviço que já passaram da data de atendimento.
Laranja: Ordens de Serviço que passaram de 20 dias desde a data de registro.
Vermelho: Ordens de Serviço que passaram de 30 dias desde o registro, essas são consideradas mais críticas pois representam um potencial problema nos casos de serviços de garantia.

Terceiro gráfico

Permite identificar se a demanda de serviço está de acordo com os atendimentos realizados.

Por exemplo, se a quantidade de Ordens de Serviço registradas é sempre muito superior à quantidade de ordens de serviço finalizadas isso pode indicar que em um determinado prazo você terá um acúmulo muito grande de Ordens de Serviço que não conseguiram ser atendidas.

As informações sobre sua empresa

Na tela inicial do sistema, aparece uma lista de campos adicionais para serem preenchidos.

Esses mesmos campos e mais alguns aparecem também nas configurações do sistema, na guia “Informações sobre a empresa”

Ao preencher corretamente e completamente as informações de sua empresa, você ajuda seu cliente e seus parceiros comerciais a te encontrar.

Além dos dados de localização, você pode alterar algumas características principais do cadastro como:

O tipo e a área relativos às atividades de sua empresa.

O telefone.

O nome da pessoa de contato com a sua empresa.

O e-mail para contato.

Este e-mail precisa ser validado por meio de um código que é enviado no momento do cadastro ou quando o seu e-mail é alterado nestas configurações.

É importante saber que este e-mail é usado no envio das notificações de Ordens de Serviço para seus clientes, ou seja, caso algum cliente responda à notificação, esta resposta será enviada para o e-mail de sua empresa.

A página de sua empresa na internet.

O status da sua empresa.

Caso você não queira mais utilizar o CheckOS, você pode definir o status da empresa como “Inativa”.

Se nenhum usuário da empresa acessar o sistema por um tempo considerável o status da empresa será alterado automaticamente para "Inativa"

Sua empresa não aparecerá mais nos formulários do CheckOS.

Empresas com status “Inativa” não podem atuar nas Ordens de Serviço.

Endereço para a página de sua empresa no CheckOS.

Este endereço aparece no caminho e facilita que mecanismos de busca encontrem os dados de sua empresa no CheckOS.

Mantenha suas informações sempre atualizadas.

Troca do Logotipo da Empresa

Nas configurações do sistema, clique na guia “Logotipo da Empresa”.

Você pode ver alguns exemplos em tamanhos diferentes de como sua logomarca será exibida.

Ao clicar sobre um exemplo, aparecerá a opção para você escolher uma nova imagem para ser usada como logotipo.

Escolha o arquivo que irá representar sua empresa, ele será exibido dentro da caixa de exemplo.

Caso o arquivo não esteja apropriado, ou não esteja aparecendo corretamente na caixa de exemplo, você pode escolher um outro arquivo.

Clique em salvar logotipo.

Aguarde alguns instantes e a logomarca de sua empresa irá aparecer no sistema para todos os usuários de sua empresa.

Definindo suas Parcerias

A parceria entre as empresas permite que uma Ordem de Serviço seja registrada com uma empresa que será a aprovadora e outra que será a executora do serviço.

Um exemplo de parceria é cadastrar no CheckOS dois setores de uma mesma empresa para que um setor seja o aprovador e o outro seja o executor.

Acesse o módulo de parcerias.

Procure pela sua empresa parceira, combinando informações como:

Nome da empresa

Nome de contato

Tipo de empresa

Área de atuação da empresa

Se a empresa parceira ainda não está cadastrada, envie um convite para o responsável pela empresa. Lembre-se, o CheckOS é grátis para o gerenciamento de Ordens de Serviço, as empresas podem se cadastrar à vontade.

Acesse a página da empresa no CheckOS.

Marque o tipo de relacionamento que existe entre a sua empresa e a empresa parceira.

Clique em propor parceria.

Esta parceria só será ativada quando o responsável pela outra empresa clicar em aceitar as configurações.

Caso uma das empresas altere as configurações de parceria, o vínculo entre as empresas ficará suspenso até que a nova configuração seja aceita.

Se for removido as configurações de parceria com a outra empresa, não será necessário que esta configuração seja aceita e a parceria será desativada imediatamente.

Ajude seu cliente a acessar a Ordem de Serviço

Insira o código abaixo na sua página da Web para facilitar o acesso pelo seu cliente.



Você poderá customizar a aparência e textos para se adequar melhor à aparência do seu site.

API de registro de Ordens de Serviço

Como utilizar

Para inserir o código na sua página você deve ter conhecimento básico de edição de websites, o código fornecido é suficiente para permitir que seus clientes tenham a visão ideal do formulário de registros de Ordens de Serviço.

Se você quiser, você poderá alterar algumas das configurações como a largura e altura do frame porém não é recomendado utilizar dimensões inferiores a 300 x 300 pixels.

Como funciona

Os campos que aparecem no formulário são os campos obrigatórios padrão e aqueles que você definir como obrigatórios nas configurações do sistema (marcando "Este campo precisa ser preenchido?" em cada um dos campos), ou seja, se você precisa do telefone do cliente para um primeiro contato após o registro da OS, marque este campo como obrigatório.

Quando um cliente registra uma Ordem de Serviço ela não será enviada diretamente para sua empresa, este passo é importante para evitarmos SPAM de registros. Cada Ordem de Serviço registrada precisará ser acessada por um link único enviado para o e-mail do solicitante e só então ela será enviada para sua empresa.

Enquanto o cliente não validar uma Ordem de Serviço ele não será autorizado a registrar outra para o mesmo email, isso evita o uso indevido de emails de outras pessoas; também não é possível o registro de muitas Ordens de Serviço simultaneamente, o processo deve ser manual e pontual não sendo recomendável o uso de processos automáticos por meio desta API.

Nos casos de registros duplicados, ou registros com informações erradas ou insuficientes para seu atendimento, o recomendável é que você cancele a Ordem de Serviço, o solicitante então receberá uma notificação e estará ciente de que a OS foi cancelada.

Segurança

O código gerado para a API ficará visível no código fonte de sua página web quando você o publica portanto existe a possibilidade de alguém copiá-lo, contudo este código é único e independente de onde ele for publicado as Ordens de Serviço registradas com ele serão destinadas apenas à sua empresa, se você suspeitar do uso indevido do código você poderá registrar um novo código fazendo com que o anterior seja inutilizado.



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